Когда вас нет на работе…

Out of office notificationВчера в нашей стране был первый «полноценный» рабочий день, а значит, праздники закончились и я начну писать посты с удвоенной энергией после праздников (хе-хе, у меня были каникулы продолжительностью 5 дней!).

Сегодня поговорю о наболевшем, – послепраздничный post-mortem ошибки, которая очень раздражает наших Заказчиков. Называется эта ошибка «внезапное» отсутствие на работе.

Начнем издалека – с основного принципа, которым руководствуются Заказчики «Я должен видеть, как мои деньги превращаются в результат, а точнее решение моих проблем». И, конечно же, деньги не расходуются «правильно» (с точки зрения Заказчика), когда одного или нескольких участников команды нет на рабочем месте. Это случается когда кто-то идет в отпуск (о котором забыли сказать), после корпоратива :), после сложнейшей победы в турнире по керлингу над командой соперника, во время эпидемий и т.д.

Например, новогодние праздники, с их продолжительностью и непредсказуемостью, отлично иллюстрируют эту ситуацию: По ширине нашей души, мы подразумеваем, что у всего мира новогодние каникулы начинаются 30 (а иногда даже 25) декабря, и длятся до 14 января. И для нас вполне обыденная ситуация, когда мы не предупредили Заказчиков, что посещаемость и продуктивность команды упадет. Со своей стороны Заказчик рассчитывает на всю команду и не считает 2 рабочих недели за одну.

В итоге мы пост-фактум получаем Заказчика, которому нужно объяснить, почему команда не блистала посещаемостью и велосити был чрезвычайно низким. Также нужно будет ответить на неприятный вопрос, а почему 31-го и 2-го не было ни одного емейла и чекина? И ПМ начинает оправдываться и делать жалкие попытки восстановить репутацию. Но оправдание является всего лишь результатом неправильного управления ожиданиями.

А на самом деле есть небольшой чек-лист, который поможет искоренить такие ситуации в будущем:

  • Заказчик и команда должны узнать о вашем отсутствии, как только это стало известно вам. Чем раньше, тем лучше.
  • Напоминание перед уходом творит чудеса. Простой текст «Через 2 дня я ухожу в отпуск на 2 недели, так что у вас еще есть шанс решить неотложные дела» напомнит вашим коллегам и Заказчикам, что у них есть время решить проблемы.
  • Календарь праздников нужно отправлять Клиенту или повесить на сайте.
  • Заранее говорить о невысокой производительности и «сезоне отпусков» в популярные сезоны. Для нас это череда майских праздников и новогодние каникулы. Причем аргументировать это можно тем, что у них есть такой же популярный сезон отпусков на Рождество.
  • Отменить все встречи в календаре на время отсутствия. Почему-то об этом пункте забывают очень многие.
  • Поставить автоответчик в почтовом клиенте. Можно даже заранее, там есть указатель, в какие даты он будет активен.
  • Назначить человека, который будет отвечать за ваш участок работы, когда вы будете отсутствовать. Да, все должны знать об этом (включая назначенного :))
  • Ответить на письма, на которые необходимо ответить и проинформировать о том, что на другие вы ответите после возвращения из отпуска.
  • Если не смогли прийти на один или несколько дней, позвоните коллеге и скажите, что стоит написать о вашем отсутствии. И самое важное скажите КОМУ написать.

Наверное, я не открыл Америки, написав этот чек-лист, а некоторые даже скажут: «Кэп, это вы?». Вот только мучительно больно каждый раз видеть, когда Заказчик в ярости высказывает недовольство тем, что человек не смог потратить ОДИН час перед отпуском на прохождение чек-листа.

А проходите ли вы все пункты чек-листа?

Вывод: 1 час перед отпуском или 10 минут во время «внезапной болезни» дадут вам больше очков доверия, чем несколько хороших идей по ходу работы. Дополняйте и используйте чек-лист и к вам «потянутся» Заказчики!

P.S. Извините, что первый пост в этом году скорее назидательный. Просто наболело :)

Jan 5th, 2011
  1. Jan 13th, 2011 at 19:44 | #1

    привет! и все-таки, кэп :) но я не об этом. У меня самого есть определенный набор рецептов, что бы помочь себе не забыть про этот чеклист… я, как руководитель, чаще сталкиваюсь с подобной проблемой у своих ребят…так что для меня стоит острее вопрос того, как привить такую КУЛЬТУРУ своей команде…я замечаю, что это легко и просто удается делать тем из них, кто имеет лидерские амбиции и карьерные планы, а вот “работягам” это никак не удается :(

  2. Jan 14th, 2011 at 08:58 | #2

    to Roman
    Рома, так я же тоже вроде говорю не только о руководителе, но о команде в общем.
    Культура будет прививаться ТОЛЬКО примерами. Кстати, как идея, может просто просить их заполнить чек-лист до отпуска? и без него не отпускать в отпуск? ;)

  3. Jan 14th, 2011 at 10:31 | #3

    >>а вот “работягам” это никак не удается

    объясняется это просто :) практически любой, айтишник, который умеет общаться… у нас сразу обзывается “лидер” или “амбициозный”.

    теперь вопрос – что значит “уметь общаться”? если сильно утрировать, то это значит уметь угадывать, когда и какая информация важна для собеседника.

    отсюда понятно, что те, кто умеют общаться, _понимают_, что дать знать об отсутсвии важно. те, кто не умеют – _не понимают_ (поэтому и забывают такую неважную низкоприоритетную фигню).

    что делать? показать явную выгоду такого поведения, при чём не на уровне “репутации” и прочих высоких материй, а ближе к телу – как, например, предлагает Сергей – не пускать в отпуск без “обходного листа”. или просто ставить задачу – уведомить заказчика об отсутствии. мы у себя и так и так делаем – работает.

  4. Jan 18th, 2011 at 09:37 | #4

    А стоит ли “напрягать работяг” подобным? У нас было принято что менеджер предупреждает письменно заказчика обо всех праздниках/отпусках за 2 недели, это было частью процесса. Плюс на сайте компании обязательная информация что в таких то числах не работаем. При уходе менеджера в отпуск писались отчеты о проектах для предачи тому кто будет заменять. С недовольством заказчиков по этому поводу сталкиваться не приходилось.

  5. Jan 18th, 2011 at 10:27 | #5

    to Наталья

    Заказчик не очень любит САМ лазить по сайтам и вспоминать “когда там у них выходной”. Редко встречаются Заказчики, которым это не лень делать. Потом видим “удивленное письмо” с текстом “а почему вас не было на работе?”.

    Как по мне, то должна существовать следующая политика:
    1. Общекомандные выходные – обязанности менеджера.
    2. Больничные и отпуска – обязанность КАЖДОГО

  6. Ivan Groshev
    Feb 4th, 2011 at 15:02 | #6

    На мой взгляд правильно выслать Календарь праздников и своевременно напоминать про приближающиеся праздники.

    Еще более гуманным шагом будет указать эти периодны в системах. отчетности (если есть конешно)

    Очень полезно бывает раставить контрольные точки команде на период отсутвия(промежуточные результаты по проекту).

Leave a comment

Cancel reply